כיצד לשמור גיליון אקסל כקובץ PDF

שמירת גיליון אלקטרוני של Excel כקובץ PDF עלולה להיות מבלבלת, והקובץ המוגמר נראה לעתים קרובות שונה מאיך שאנחנו רוצים שיוצג. כך תשמור גיליון כקובץ PDF נקי לקריאה.

קבצי Excel כקובצי PDF

ישנם תרחישים רבים כאשר תרצה לשמור מסמך Excel כקובץ PDF במקום גיליון אלקטרוני. לדוגמא, אם ברצונך לשלוח רק חלק מסוים מגיליון גדול יותר, או שאינך מעוניין שניתן יהיה לערוך אותו. עם זאת, המרת קובץ Excel ל- PDF יכולה להיות מעט מסובכת.

לעתים קרובות אנו לא חושבים על גיליונות אלקטרוניים של Excel כמסמכים עם גבולות, עמודים ושוליים. עם זאת, כשמדובר בהפיכת קבצים אלה למסמכי PDF שניתן לקרוא, להדפיס או להפיץ לאחרים, אתה צריך להיות מודע אליו. הקובץ שלך צריך להיות קריא ומובן, ללא עמודות סטריות אקראיות בעמודים אחרים או בגודל תאים קטן מדי לקריאה.

כך תוכל להפוך את הגיליון האלקטרוני שלך למסמך PDF הניתן להצגה ולהדפסה.

הגדרת הדף

אם אתה משתמש ב- Office 2008 ואילך, נווט לכרטיסיה פריסת עמודים. כאן תראה כמה אפשרויות מקובצות תחת סעיף הגדרת הדף. להלן השלושה הראשונים:

  • שוליים:  כמה גדול הרווח הלבן בין קצה המסמך לתא הראשון
  • כיוון:  בין אם אתה רוצה שהקובץ המוגמר שלך יהיה בנוף או לאורך
  • גודל: גודל  העמוד של המסמך המוגמר שלך

אלה פועלים לרוב כמו במסמך Word, אז הגדר אותם על סמך האופן שבו אתה רוצה ש- PDF המוגמר שלך ייראה. שים לב שרוב הגיליונות האלקטרוניים של Excel הם קריאים יותר בכיוון הנוף מאשר בפורטרט, אלא אם כן יש לך מעט מאוד עמודות. גיליונות השמורים בפורטרט נוטים להכיל עמודות שיוצאות מחוץ לאזור ההדפסה הסופי, מה שעלול להקשות מאוד על הניווט והקריאה של המסמך.

בנוסף, תוכל להוסיף כותרת עליונה וכותרת תחתונה לפריסה הסופית שלך. לחץ על החץ בפינה השמאלית התחתונה של החלק הגדרת עמוד, ואז לחץ על הכרטיסייה כותרת עליונה / תחתונה. אתה יכול לבחור אחת מהאפשרויות שנוצרו של Office, או ליצור אחת משלך באמצעות התכונה "התאמה אישית".

יש לך גם אפשרות לשנות את הרקע של התדפיס שלך. לשם כך, לחץ על כפתור הרקע בהגדרת הדף. אתה יכול לבחור תמונה מהמחשב הנייד שלך או מהענן, ותמונה זו תהיה מרוצפת על כל הגיליון שלך.

הגדרת אזור הדפסה והתאמה

לאחר מכן, עליך לקבוע איזה אזור הולך להפוך ל- PDF, כמו גם כמה שורות ועמודות יהיו בכל עמוד.

הדרך הראשונה להגדיר את האזור היא באמצעות לחיצה וגרירה כדי לבחור את כל התאים הרצויים במסמך. לאחר מכן, עבור אל הגדרת עמוד> אזור הדפסה> הגדר אזור הדפסה. כך תיווצר קו אפור דק סביב כל האזור שיודפס. בעת יצירת PDF שלך, כל מה שמחוץ לאזור זה לא ייכלל. ניתן גם להזין את התאים באופן ידני על ידי לחיצה על החץ בפינה השמאלית התחתונה ועוברים לגיליונות> אזור הדפסה.

בדומה ל- Microsoft Word, ניתן גם ליצור מעברי עמודים לפלח טבלאות שונות. מעברי עמודים אלה יכולים להיות אופקיים וגם אנכיים. עבור לתא שבו ברצונך למקם מעבר עמוד, לחץ על הכרטיסייה "פריסת עמוד" ברצועת הכלים ובחר הגדרת עמוד> הפסקות עמוד> הוסף מעבר עמוד. פעולה זו תיצור הפסקה ממש מעל ומשמאל לתא הנוכחי שלך.

דבר חשוב נוסף לעשות הוא להגדיר את האפשרות Scale to Fit. משמאל להגדרת עמוד, תראה שלוש אפשרויות: רוחב, גובה וקנה מידה. אפשרויות רוחב וגובה מאפשרות לך לקבוע בכמה עמודים יופיעו השורות או העמודות בטבלה שלך. לדוגמה, אם יש לך הרבה שורות אך רק כמה עמודות, הגדרת הרוחב לעמוד אחד היא אידיאלית. קנה המידה, לעומת זאת, יקבע את גודל הגודל הכולל של שטח ההדפסה שלך.

אפשרויות גיליון

התפריט האחרון שעליו לשים לב הוא אפשרויות גיליון. אלה הגדרות המשפיעות על מראה הגיליון המודפס הסופי. כדי לגשת לאפשרויות הגיליון המלא, לחץ על החץ בפינה השמאלית התחתונה של חלקי אפשרויות הגיליון.

להלן סקירה של ההתאמות האישיות השונות שתוכל לעשות בתפריט זה:

  • כותרות הדפסה:  ניתן להקפיא שורות ועמודות ספציפיות של הגיליון במקום כך שיופיעו בכל עמוד, כמו כותרות ותוויות.
  • קווי רשת: זה מאפשר לך להגדיר אם להציג קווי רשת או לא, שהם הקווים בין התאים המופיעים כשאין גבול מצויר עליהם.
  • כותרות:  זה מאפשר לך להציג כותרות, שהן התוויות האלפביתיות הקבועות (A, B, C) והמספריות (1, 2, 3) על ציר ה- X וציר ה- Y של הגיליונות האלקטרוניים של Excel.
  • הערות, הערות ושגיאות: פעולה זו מציגה את ההערות, ההערות וההתראות הטבועות במסמך הסופי.
  • הזמנת הדפסה:  זה מאפשר לך להגדיר אם ליצור מסמך שיורד תחילה או קודם ימין.

בתפריט זה תוכלו לעבור למסך תצוגה מקדימה של הדפסה, שם תוכלו לקבל הצצה למסמך הסופי. אתה יכול גם ללכת למסך באמצעות קיצור הדרך Ctrl + P.

קשורים: כיצד להדפיס גליון עבודה עם הערות ב- Excel

שמירה או הדפסה כקובץ PDF

כאשר המסמך מעוצב כהלכה והכל מוכן לפעולה, ישנן שתי דרכים בהן ניתן ליצור מסמך PDF.

כדי לשמור את הקובץ כקובץ PDF ב- Excel, פתח את תיבת הדו-שיח שמור בשם ובחר PDF מתפריט הנפתח "שמור כסוג". לחלופין, תוכלו לעבור אל ייצוא> ייצוא ל- XPS / PDF. מכאן יש לך כמה אפשרויות. אתה יכול להחליט אם לבצע אופטימיזציה לקובץ לסטנדרט או מינימום, שיקבע את האיכות הסופית וגודל הקבצים של המסמך. לאחר מכן תוכל ללחוץ על "אפשרויות" כדי לבחור את האזור לפרסום:

  • בחירה:  התאים הנוכחיים שבחרתם
  • גיליונות פעילים:  הגיליון הנוכחי שאתה נמצא בו
  • חוברות עבודה שלמות:  כל חוברות העבודה בקובץ הנוכחי עליו אתה עובד
  • טבלה: טבלה  מוגדרת שיצרת באמצעות Microsoft Excel

אתה יכול גם לבחור להתעלם מאזור ההדפסה שהגדרת לחלוטין.

תוכל גם להדפיס את הקובץ כקובץ PDF. למיקרוסופט יש מדפסת PDF מובנית בשם Microsoft Print to PDF אותה תוכלו לבחור בתפריט הנפתח של המדפסת. אם יש לך כונן PDF אחר, כגון Adobe PDF, Foxit או PDF Xchange, אתה יכול להשתמש גם באחד מאלה. לפני שתלחץ על "הדפס", עיין בתצוגה המקדימה של ההדפסה שלך כדי לוודא שהכל נראה תקין.

קשורים: כיצד להדפיס ל- PDF ב- Windows: 4 טיפים וטריקים