כיצד להקטין את גודל הקובץ של מצגת PowerPoint

בהתחשב בכך שמצגות PowerPoint של מיקרוסופט מלוות בדרך כלל עם טונות של תמונות, קבצי GIF, קטעי וידאו משובצים, תרשימים, גרפים ותכנים אחרים, אין זה מפתיע שאתה מקבל כמה קבצים גדולים למדי. להלן מספר צעדים שתוכל לנקוט כדי להקטין את גודל הקובץ של המצגת.

קבצים גדולים עלולים להרגיז. הם תופסים מקום רב בדיסק יקר, מאטים את ביצועי ההפעלה ועלולים לגרום לדוא"ל לקפוץ חזרה עקב חריגה ממגבלת גודל הקובץ. אתה יכול למנוע את כל הדברים האלה על ידי הקטנת גודל הקובץ של המצגת שלך.

הזכרנו את זה בעבר, אבל הדבר הראשון שעליו תחשוב כשאתה שוקל להקטין את גודל הקובץ הוא תמונות - ומסיבה טובה. קבצי תמונה יכולים להיות גדולים למדי. יש צעדים שאתה יכול לנקוט כדי להקטין את הגודל, כגון דחיסת התמונות במצגת. אם אתה חושד שהסיבה שקובץ ה- PowerPoint שלך גדול כל כך נובע מתמונות, הקפד לקרוא את המאמר שכתבנו על אופן הקטנת גודל מסמכי Office המכילים תמונות.

קשורים: כיצד להקטין את גודלו של מסמך Microsoft Word

יש לנו כמה טיפים נוספים להוסיף אם עקבת אחר השלבים הבאים, אך עדיין עליך להקטין את גודל הקובץ של המצגת שלך.

המר את המצגת שלך לפורמט PPTX

מיקרוסופט פרסמה את פורמט PPTX ב- Office 2007. ובכל זאת, לא נדיר לראות קבצי PPT צפים. אז מה ההבדל בין קובץ PPT לקובץ PPTX? גרסת ה- PPTX דוחסת את כל התוכן במצגת. אם יש לך קובץ PPT ולהמיר אותו לקובץ PPTX, תבחין בירידה בגודל הקובץ.

המרת הקובץ היא פשוטה כמו לחיצה על כפתור ובחירת סוג הקובץ. קדימה, פתח את קובץ ה- PPT שלך, עבור לכרטיסייה "קובץ", ואז לחץ על "המר".

סייר הקבצים של Windows יופיע. תבחין בסוג השמירה בשם כמצגת PowerPoint. זהו סוג הקובץ PPTX. לחץ על "שמור".

קובץ ה- PPT שלך יומר כעת לקובץ PPTX. כפי שאתה יכול לראות, גודל הקובץ צומצם.

מצגת HTG 2 היא קובץ ה- PPT שלנו, והמצגת HTG 3 היא קובץ ה- PPTX שלנו. המרת סוג הקובץ בלבד צמצמה את הגודל ב- 335 KB.

אמנם לא מדובר בירידה עוצרת נשימה בגודל הקובץ, אך הצלחנו להקטין את גודל קובץ המסמך ב- Word מ -6,001 KB ל -721 KB. הכל תלוי במה שיש בתוך הקובץ. עם כל מזל, זה יהיה הצעד היחיד שעליך לעשות. אם לא, המשך לקרוא.

הכנס את התמונות שלך - אל תעתיק והדבק

מפתה להעתיק ולהדביק תמונה ב- PowerPoint במקום להשתמש בפונקציית ההוספה. זה לא יהיה בעיה אם אינך מודאג מגודל הקובץ, אך אם כן, היזהר מהעתקה והדבקה - זה עשוי לעצב מחדש את התמונה ל- BMP או PNG. מדוע זה נושא? שני פורמטים אלה של קבצים גדולים מ- JPG.

אתה יכול לראות בצילום המסך שלעיל שקובץ PNG הוא 153KB בהשוואה לקובץ JPG 120KB של אותה תמונה. בכל פעם שאתה מעתיק ומדביק קובץ JPG ל- PowerPoint, והוא מומר ל- PNG, אתה מוסיף מעט גודל קבצים מיותר למצגת. שימוש בפונקציית ההוספה יבטיח שהתמונות שלך יוכנסו כמתוכנן.

בצע עריכות תמונות בעורך תמונות - לא ב- PowerPoint

כשאתה מכניס תמונה ל- PowerPoint, עדיף לוודא שהיא לא זקוקה לעריכות כלשהן. אם זה אכן דורש עריכות, עדיף לך לעשות זאת בעורך תמונות. למה? כאשר אתה משתמש ב- PowerPoint כדי לערוך את התמונה שלך, היא שומרת את כל העריכות הללו כחלק מהמצגת. לדוגמה, כאשר אתה משנה תמונה לשחור-לבן, PowerPoint שומרת גם על התמונה בצבע מלא. זה הרבה עקיצות נוספות שנאגרו.

אם אין לך עורך תמונות (יש לך) או שאתה פשוט חייב להשתמש ב- PowerPoint, הקפד לומר ל- PowerPoint להשליך את כל הנתונים העודפים שנשמרו מהעריכות. זה לא יחסוך לך מקום רב כמו לעבוד בעורך ייעודי, אבל זה יעזור.

דחיס את כל התמונות במצגת שלך

באפשרותך לדחוס תמונות ב- PowerPoint אחת אחת או בבת אחת. אם אתה מחפש לעשות את זה האחרון, הנה איך.

פתח את המצגת שלך, עבור לכרטיסייה "קובץ" ולאחר מכן בחר "שמור בשם" בחלונית השמאלית.

לאחר מכן בחר "אפשרויות נוספות", שתמצא מתחת לאזור שבו תתן שם לקובץ ובחר את סוג הקובץ.

חלון "שמירה בשם" יופיע - הפעם עם כמה אפשרויות נוספות העומדות לרשותך. לצד כפתור "שמור" לחץ על "כלים".

בתפריט הנפתח שמופיע, בחר באפשרות "דחיס תמונות".

חלון "דחיסת תמונות" יופיע. כאן תוכלו לבחור את סוג הרזולוציה של התמונות (על בסיס PPI) במצגת. כמו כן, תבחין כי אינך מסוגל לבחור באפשרות "החל רק על תמונה זו" בקבוצה "אפשרויות דחיסה". הסיבה לכך היא, שבגלל הדרך בה ניגשנו לכלי זה, אפשרות זו אינה זמינה.

הערה:  אם ברצונך לדחוס תמונה אחת, בחר אותה ואז עבור אל פורמט כלי תמונה> דחוס תמונות.

ברגע שאתה מרוצה מהבחירה שלך, לחץ על "אישור".

הקפד לשמור את המצגת שלך לאחר מכן.

אל תשתמש בגופנים מוטבעים

אנו מבינים מדוע ייתכן שתרצה להטמיע גופנים - ייתכן שאתה מבצע מצגת בנושא מלחמת הכוכבים וכתוצאה מכך, כל מי שאיתו אתה משתף את המצגת לא צפוי שיהיה זמין לגופנים המיוחדים האלה. הטמעת הגופנים במצגת שלך עשויה למנוע בעיות בהמשך הדרך, אך זה כרוך במחיר של הגדלת קבצים.

באופן כללי, אלא אם כן אתה בטוח שאתה צריך להציג גופן מסוים, אנו ממליצים לבטל את הטמעת הגופנים.

עבור לכרטיסייה "קובץ" ובחר "אפשרויות" בתחתית החלונית השמאלית.

בכרטיסיה "שמור", בטל את הסימון של תיבת הסימון "הטמע גופנים בקובץ" ואז לחץ על "אישור".

שמרנו עותק של המצגת שלנו עם כל הגופנים מוטבעים, ללא גופנים מוטבעים, ועם הגופנים המשמשים במצגת מוטמעים בלבד. בדוק את ההבדל אם גודל הקבצים:

כבר משוכנע?

קישור לקבצים במקום להטמיע אותם

שקול את ההבדל בגודל הקובץ אם תטמיע סרטון YouTube שלם במצגת שלך במקום לחזור אליו. הטמעת סרטון שלם תגדיל משמעותית את גודל המצגת שלך. בהחלט יש כמה יתרונות חשובים בעת הטמעת קובץ לעומת קישור אליו (למשל כאשר למקבל אולי אין גישה לאינטרנט להפעלת הווידאו), אך אם גודל הקובץ הוא בעיה, פשוט אל תעשו זאת.

אל תאחסן תמונה ממוזערת למצגת

חזרה חזרה כאשר Office מאפשר לך לשמור תמונות ממוזערות של המצגת שלך, כך שתוכל לקבל תצוגה מקדימה של הקובץ כאשר אתה מחפש אותו בסייר הקבצים. Windows הפכה להיות מתוחכמת יותר, ולכן היא כבר לא זקוקה לעזרת יישומי Office כדי לעשות זאת. אבל, האפשרות עדיין זמינה.

ערכנו בדיקה קטנה כדי לראות את ההבדל בגודל הקובץ עם ובלי אפשרות זו מופעלת. להלן התוצאות:

כאשר אפשרות התמונה הממוזערת הופעלה, גודל הקובץ שלנו היה 2,660 KB. מבלי שהאופציה הופעלה, גודל הקובץ צומצם ל -2,662 קילו-בייט, וחסך 7 KB בסך הכל.

זוהי שמירה די קטנה, אך כאשר בדקנו אותה עם מסמך Word, ההבדל היה משמעותי והראה 721 KB ללא אפשרות אפשרות, ו- 3,247 KB עם אפשרות מופעלת.

זהו אמנם פער גדול בין יישומים ולא בדיוק ברור מדוע ההבדל כה גדול, אך עדיין מדובר באופציה שכדאי לבחון. כדי להשבית את התכונה, פתח את המצגת שלך, עבור לכרטיסייה "קובץ", ואז בחר באפשרות "מאפיינים" שנמצאת בצד ימין ואז "מאפיינים מתקדמים".

כעת תופיע בכרטיסייה "סיכום" בחלון "מאפיינים". בתחתית החלון, הסר את הסימון מהתיבה שליד "שמור תמונה בתצוגה מקדימה", ואז לחץ על "אישור".

הסר מידע אישי ונסתר מהמצגת שלך

Microsoft Office ישמור את המידע האישי שלך (כגון שם המחבר) ואת המאפיינים הנסתרים בתוך המצגת שלך. היפטרות ממידע זה יכולה לחסוך לכם מעט מקום.

פתח את המצגת שלך, עבור לכרטיסייה "קובץ", בחר באפשרות "בדוק אם יש בעיות", ואז בחר "בדוק מסמך".

חלון "מפקח המסמכים" יופיע. ודא שהתיבה "מאפייני מסמך ומידע אישי" מסומנת, ואז לחץ על "בדוק".

בחלון הבא בחר באפשרות "הסר הכל". המידע יוסר כעת, ויחסוך לך שטח של כמה קילבייט.

כבה את השחזור האוטומטי

אנו לא בהכרח ממליצים על כך, ויש להשתמש בה רק כמאמץ אחרון. שחזור אוטומטי הוא כלי חיוני ב- Office, ואם אי פעם איבדת מסמך לפני ששמרת, אתה מבין בדיוק למה אנחנו מתכוונים.

בכל פעם ש- Office משתמש בשחזור אוטומטי, הוא מוסיף מעט לגודל הקובץ. כדי לכבות את השחזור האוטומטי, עבור לכרטיסייה "קובץ" ובחר באפשרויות שנמצאות בתחתית החלונית השמאלית.

בכרטיסייה "שמור" בחלון "אפשרויות", בטל את הסימון בתיבה לצד "שמור מידע על שחזור אוטומטי אי פעם xx דקות".

אם תשמור ויצא מהמצגת באופן מיידי, לא תבחין בהבדל. עם הזמן עם זאת, ככל שתמשיך להתקדם במצגת, התכונה שחזור אוטומטי תוסיף KB לקובץ שלך.

העתק הכל למצגת חדשה

בזמן שאתה יוצר את המצגת שלך, PowerPoint תשמור דברים שונים ברקע כדי לעזור לך. הזכרנו כיצד לבטל הרבה מהתכונות הללו, למחוק נתונים שמירת PowerPoint וכן הלאה, אבל תמיד יש סיכוי שמשהו החליק דרך הסדקים, ו- PowerPoint שמר מידע שאתה לא צריך. העתקת התוכן שלך למצגת חדשה עשויה להוות פיתרון טוב לבעיה.

זה עשוי להיות קצת טרחה, כיוון שעם PowerPoint תצטרך להעתיק ולהדביק כל שקופית (ושקופית אב). לאחר שתעשה זאת, במצגת החדשה לא יהיה שום שמירת רקע קודמת, מידע לשחזור אוטומטי או גרסאות קודמות של הקובץ. כתוצאה מכך, אתה אמור לראות שינוי בגודל הקובץ.

אמנם אנחנו לא יכולים להגיד לך בדיוק כמה זה יקטין את גודל הקובץ שלך מכיוון שכל מצגת תהיה שונה, כדאי לצלם.

אפשרות: לפתוח את המצגת וללחוץ אותה

כפי שהזכרנו קודם, קובץ PPTX הוא קובץ דחוס (ולכן הגודל קטן בהרבה מקובץ PPT מהעתיקה). זה אומר שאתה יכול לפתוח אותו בעזרת כלי כגון 7-Zip או WinRar, לחלץ את כל הקבצים מ- PPTX שלך, להוסיף אותם לארכיון דחוס ואז לשנות את שם הארכיון לסיומת קובץ PPTX.

היו לנו כאן כמה בעיות.

בבדיקותיו של רוב עם מסמך ה- Word שלו, הוא הפחית בהצלחה את גודל הקובץ מ- 721 KB ל -72 KB. עם זאת, זה השחית את הקובץ בתהליך. בבדיקות שלי עם קובץ ה -2,614 KB שלי, הוא לא השחית אותו, אבל הוא הוריד אותו רק ל -2,594 KB - סך של 20 KB בלבד. אנחנו לא בטוחים מה משחק כאן, אז אם ברצונך לתת לכך אפשרות, דאג שיהיה לך עותק גיבוי של הקובץ לפני שתעשה זאת.

זה כל הטיפים שקיבלנו להפחתת גודל מצגת ה- PowerPoint שלך. אנו תמיד מחפשים דרכים חדשות ומעניינות להפחתת גודל הקבצים שלנו, כך שאם יש לך טיפים, יידע אותנו בסעיף ההערות ונשמח לבדוק אותם!