כיצד ליצור רשימה נפתחת ב- Google Sheets

אם אתה עובד עם אחרים על קובץ Google Sheets משותף, לפעמים אנשים יכולים להזין נתונים לא צפויים או משהו ששובר נוסחה. אחת הדרכים להבטיח שכולם יזינו את הנתונים שאתה רוצה היא לספק להם אותם ברשימת אימות נפתחת.

כיצד ליצור רשימה נפתחת

רשימה נפתחת היא דרך נהדרת להבטיח שהנתונים שאנשים מזינים לטופס, ליישום או לגיליון האלקטרוני שלך הם בדיוק מה שאתה מצפה. זה גם מספק הרבה יותר מהר לאנשים להזין את הנתונים כי הם בוחרים מתוך רשימה מוגדרת מראש שתספק.

הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לפתוח את קובץ Google Sheets ולבחור את התאים שעבורם ברצונך להשתמש ברשימה הנפתחת.

קשורים: 5 תכונות של Google Sheets שאתה צריך לדעת

לאחר מכן, פתח את תפריט "נתונים" ובחר בפקודה "אימות נתונים".

מהתפריט הנפתח קריטריונים, בחר באפשרות "רשימה מטווח" או "רשימת פריטים".

  • רשימה מטווח:  רשימת ערכים שנבחרו מתאים אחרים באותו גיליון או בגליון אחר. לדוגמה, אם ברצונך להשתמש בערכים בתאים B1-B9 בגליון 2, הקלד Sheet2!B1:B9כדי שהנתונים הכלולים בהם יופיעו ברשימה הנפתחת, או על ידי בחירה ישירה בתאים מהגיליון שלך.
  • רשימת פריטים: רשימה של פריטי נתונים קבועים מראש. זה יכול להיות טקסט או מספרים, ותקליד כל ערך בעצמך ותפריד ביניהם בפסיקים (ובלי רווחים). אפשרות זו אינה מאפשרת לך להוסיף נתונים ישירות מתאים אחרים.

כאן אנו משתמשים באפשרות "רשימת פריטים" ומספקים מספר אפשרויות מספריות.

לאחר שהזנת את הנתונים שברצונך להופיע ברשימה נפתחת, ודא שהאפשרות "הצג רשימה נפתחת בתא" מופעלת, אחרת הערכים לא יופיעו בתאים שנבחרו.

אתה יכול גם לבחור מה יקרה כאשר מישהו מנסה להזין ערך שאינו ברשימה. האפשרות "הצג אזהרה" מאפשרת להם להזין את הנתונים הלא חוקיים, אך מסמנת אותם בגיליון (נבדוק כיצד רק מעט). האפשרות "דחה קלט" מונעת מהם להזין דבר שאינו ברשימה שלך.

ולבסוף, אתה יכול להפעיל את האפשרות "הצג טקסט עזרה לאימות" כדי לתת לאנשים אינדיקציה לגבי מה שהם יכולים לבחור בתאים. לאחר בחירת האפשרות, הקלד את ההוראות הרצויות.

המשך ולחץ על "שמור" כשתסיים.

כיצד להשתמש ברשימה הנפתחת החדשה שלך

כשתסיים, כל מי שמשתמש בגיליון יכול ללחוץ על החץ הנפתח בתאים אלה ולבחור ערך מהרשימה.

אם בחרת באפשרות "הצג טקסט עזרה לאימות", טקסט זה צץ בכל פעם שמישהו בוחר באחד מהתאים המאומתים.

אם מישהו מזין ערך שאינו תואם למשהו ברשימה והאפשרות "הצג אזהרה" מופעלת, הנתונים הלא חוקיים מסומנים בתא.

העברת העכבר מעל מעליו מראה מדוע הוא מסומן.

אם במקום זאת, בחרת באפשרות "דחה קלט", אנשים יקבלו אזהרה כמו זו כאשר ינסו להזין כל דבר שאינו ברשימה שלך.

אם עליך להסיר או לשנות את הפריטים מהרשימה הנפתחת שלך, חזור אל נתונים> אימות נתונים כדי לערוך פריטים מהרשימות שיצרת. הסרת הרשימה לחלוטין היא קלה כמו לחיצה על כפתור "הסר אימות" שנמצא בתחתית.