כיצד להגן על סיסמאות ומסמכי PDF באמצעות Microsoft Office

Microsoft Office מאפשר לך להצפין את מסמכי Office וקבצי ה- PDF שלך, ומאפשר לאף אחד אפילו לראות את הקובץ אלא אם כן יש לו את הסיסמה. גרסאות מודרניות של Office משתמשות בהצפנה מאובטחת שעליה אתה יכול להסתמך - בהנחה שאתה מגדיר סיסמה חזקה.

ההוראות שלהלן חלות על Microsoft Word, PowerPoint, Excel ו- Access 2016, אך התהליך אמור להיות דומה בגירסאות אחרות אחרות של Office.

עד כמה הגנת הסיסמאות של Microsoft Office מאובטחת?

תכונות הגנת הסיסמאות של מיקרוסופט אופיס קיבלו ראפ גרוע בעבר. ממשרד 95 לאופיס 2003, תוכנית ההצפנה הייתה חלשה מאוד. אם יש לך מסמך המוגן באמצעות סיסמה באמצעות Office 2003 או גרסה קודמת, ניתן לעקוף את הסיסמה בקלות ובמהירות באמצעות תוכנת פיצוח סיסמאות זמינה.

עם Office 2007, מיקרוסופט נעשתה רצינית יותר בנוגע לאבטחה. Office 2007 עבר לתקן הצפנה מתקדם (AES) עם מפתח 128 סיביות. הדבר נחשב באופן מאובטח ומשמעותו כי Office משתמש כעת בהצפנה אמיתית וחזקה כדי להגן על המסמכים שלך כאשר אתה מגדיר סיסמה. בדקנו את תכונת הצפנת PDF וגילינו שהיא משתמשת בהצפנת AES של 128 סיביות גם ב- Office 2016.

קשורים: מהי הצפנה ומדוע אנשים מפחדים ממנה?

ישנם שני דברים גדולים שאתה צריך להיזהר מהם. ראשית, רק סיסמאות שמצפינות את המסמך באופן מאובטח. Office מאפשר לך גם להגדיר סיסמה ל"הגבלת עריכה "של קובץ - בתיאוריה, ומאפשרת לאנשים לצפות בקובץ אך לא לערוך אותו ללא סיסמה. ניתן לפצח ולהסיר סוג סיסמה זה בקלות, ומאפשר לאנשים לערוך את הקובץ.

כמו כן, ההצפנה של Office פועלת היטב רק אם אתה שומר בתבניות מסמכים מודרניות כמו .docx. אם אתה שומר בפורמטים ישנים יותר של מסמכים כמו .doc - התואמים ל- Office 2003 ולפני קודמות - Office ישתמש בגרסת ההצפנה הישנה והלא מאובטחת.

עם זאת, כל עוד אתה שומר את הקבצים שלך בפורמטים מודרניים של Office ומשתמש באפשרות "הצפן באמצעות סיסמה" במקום באפשרות "הגבל עריכה", המסמכים שלך צריכים להיות מאובטחים.

כיצד להגן על סיסמה על מסמך משרד

כדי להגן על מסמך Office באמצעות סיסמה, ראשית פתח אותו ב- Word, Excel, PowerPoint או Access. לחץ על תפריט "קובץ" בפינה השמאלית העליונה של המסך. בחלונית המידע, לחץ על הלחצן "הגן על מסמך" ובחר "הצפן באמצעות סיסמה".

הכפתור נקרא רק ב- Microsoft Word "Protect Document", אך הוא נקרא במשהו דומה באפליקציות אחרות. חפש את "הגן על חוברת עבודה" ב- Microsoft Excel ו"הגן על מצגת "ב- Microsoft PowerPoint. ב- Microsoft Access, פשוט תראה לחצן "הצפן באמצעות סיסמה" בכרטיסייה מידע. הצעדים אחרת יעבדו אותו הדבר.

הערה: אם ברצונך להגביל רק את עריכת המסמך, תוכל לבחור באפשרות "הגבל עריכה" כאן, אך כפי שאמרנו, זה אינו מאובטח במיוחד וניתן לעקוף אותו בקלות. עדיף לך להצפין את כל המסמך, אם אתה יכול.

קשורים: כיצד ליצור סיסמה חזקה (ולזכור אותה)

הזן את הסיסמה שאיתה ברצונך להצפין את המסמך. תרצה לבחור סיסמה טובה כאן. ניתן לנחש סיסמאות חלשות בקלות על ידי פיצוח תוכנה אם מישהו מקבל גישה למסמך.

אזהרה : אם תשכח את הסיסמה שלך תאבד את הגישה למסמך, אז שמור על בטיחותה! מיקרוסופט ממליצה לך לרשום את שם המסמך ואת הסיסמה שלו ולשמור במקום בטוח.

כאשר מסמך מוצפן, תראה את המסר "נדרשת סיסמה לפתיחת מסמך זה" במסך המידע.

בפעם הבאה שתפתח את המסמך תראה את התיבה "הזן סיסמה לפתיחת קובץ". אם לא תזין את הסיסמה הנכונה, לא תוכל להציג את המסמך כלל.

כדי להסיר את הגנת הסיסמה ממסמך, לחץ על כפתור "הגן על מסמך" ובחר שוב "הצפן באמצעות סיסמה". הזן סיסמה ריקה ולחץ על "אישור". Office יסיר את הסיסמה מהמסמך.

כיצד ליצור קובץ PDF המוגן באמצעות סיסמה

אתה יכול גם לייצא מסמך Office לקובץ PDF ולהגן על סיסמה על קובץ PDF זה בסיסמה. מסמך PDF יוצפן עם הסיסמה שתספק. זה עובד במיקרוסופט וורד אבל לא באקסל, משום מה.

לשם כך, פתח את המסמך ב- Microsoft Word, לחץ על לחצן התפריט "קובץ" ובחר "ייצא". לחץ על כפתור "צור PDF / XPS" כדי לייצא את המסמך כקובץ PDF.

לחץ על כפתור "אפשרויות" בתחתית חלון הדו-שיח שמירה שמופיע. בתחתית חלון האפשרויות, הפעל את האפשרות "הצפן את המסמך באמצעות סיסמה" ולחץ על "אישור".

הזן את הסיסמה שאיתה ברצונך להצפין את קובץ ה- PDF ואז לחץ על "אישור".

לאחר שתסיים, הזן שם לקובץ ה- PDF ולחץ על כפתור "פרסם". משרד ייצא את המסמך לקובץ PDF המוגן בסיסמה.

אזהרה : לא תשכח להציג את קובץ ה- PDF אם תשכח את הסיסמה. הקפד לעקוב אחרי זה אחרת תאבד את הגישה לקובץ ה- PDF שלך.

יהיה עליך להזין את סיסמת קובץ ה- PDF כשתפתח אותו. לדוגמה, אם אתה פותח את קובץ ה- PDF במציג ה- PDF של ברירת המחדל של Windows 10 של Windows 10 - תתבקש להזין את הסיסמה לפני שתוכל להציג אותה. זה עובד גם בקוראי PDF אחרים.

תכונה זו יכולה לסייע בהגנה על מסמכים רגישים במיוחד, במיוחד כאשר אתה שומר אותם בכונן USB או בשירות אחסון מקוון כמו Microsoft OneDrive.

הצפנה בדיסק מלא כמו הצפנת התקנים ו- BitLocker במחשב Windows או FileVault ב- Mac מאובטחת יותר וכואבת יותר להגנה על כל המסמכים במחשב, אולם במיוחד אם המחשב שלך נגנב.