המדריך למתחילים ל- Google Docs

אם אתה רק מתחיל לעבוד עם Google Docs, התכונות הנרחבות שלו והתוספות יכולות להיות מעט מוחצות. להלן מספר טיפים שיעזרו לך להתחיל עם החלופה החזקה הזו למיקרוסופט וורד.

מה זה Google Docs?

אם שמעת על Google Docs בעבר, אל תהסס לדלג קדימה. אם מעולם לא שמעת על זה לפני כן, הנה קורס התרסקות על מה שאתה צריך לדעת. נעבור על היסודות ונביא לך מידע על מה זה Google Docs וכיצד תוכל להתחיל מיד.

Google Docs הוא מעבד תמלילים מבוסס אינטרנט חינמי המוצע על ידי גוגל כחלק מחבילת המשרד המלאה שלה - גוגל דרייב - להתחרות במיקרוסופט אופיס. השירותים העיקריים האחרים הכלולים בחבילה מבוססת הענן הם Sheets (Excel) ו- Slides (Powerpoint).

קשורים: מה זה בכלל G Suite?

Google Docs זמין בכל המכשירים והפלטפורמות; כל מה שאתה צריך זה חיבור לאינטרנט ודפדפן אינטרנט (או, במקרה של ניידים, האפליקציות הרלוונטיות). גוגל עושה את השאר ומטפלת בעומס הרמה הכבדה בזמן שהיא מפעילה את התוכנה בענן.

Docs תומך בכמה סוגי קבצים שונים, כולל .doc, .docx .txt, .rtf ו- .odt, מה שמקל על הצגה והמרה של קבצי Microsoft Office ישירות מ- Google Drive.

ומכיוון ש- Docs הוא מעבד תמלילים מקוון, אתה יכול לשתף ולשתף פעולה עם מספר אנשים באותו מסמך, לעקוב אחר תיקונים, שינויים והצעות בזמן אמת.

שמעת מספיק? בוא נתחיל.

כיצד להירשם לחשבון

הדבר הראשון שתצטרך לעשות לפני שתוכל להשתמש ב- Google Docs הוא הרשמה לחשבון Google (חשבון @gmail). אם כבר יש לך חשבון, אל תהסס לעבור לסעיף הבא. אם לא, נעבור על הדרך הפשוטה ליצור חשבון Google ונגיע להגדרת Docs.

עבור אל accounts.google.com, לחץ על "צור חשבון" ואז על "לעצמי".

בעמוד הבא תצטרך לספק קצת מידע כדי ליצור חשבון, כמו שמות משפחה ושם משפחה, שם משתמש וסיסמה.

כמו כן, עליך לאמת את מספר הטלפון שלך כדי לוודא שאתה בן אנוש בפועל ולא בוט.

לאחר שתאמת את מספר הטלפון שלך, הדפים הבאים דורשים ממך לספק כתובת דוא"ל לשחזור, תאריך לידה ומין, כמו גם הסכמה להצהרת הפרטיות ולתנאי השירות. סיים את זה, ואתה הבעלים החדש והגאה של חשבון Google.

כיצד ליצור מסמך ריק

עכשיו שיש לך חשבון Google, הגיע הזמן ליצור את המסמך הראשון שלך. עבור אל Google Docs והמקם את הסמן על סמל "+" בצבע הימני התחתון.

ה- + הופך לסמל עיפרון כחול; לחץ על זה.

טיפ ל- Chrome Pro:  אם אתה משתמש ב- Google Chrome, אתה יכול להקליד docs.newבסרגל הכתובות וללחוץ על Enter כדי ליצור ולפתוח מסמך ריק חדש באופן אוטומטי.

כיצד לייבא מסמך Microsoft Word

גם אם אתה חדש ב- Google Docs, ייתכן שכבר יש לך אוסף של קבצי Microsoft Word שתרצה להשתמש בהם. אם זה המקרה, יהיה עליך להעלות את כל מסמכי ה- Word שלך לפני שתוכל להציג אותם. אמנם זה אולי לא תומך בחלק מהתכונות והעיצוב המתקדמים יותר של כמה מסמכי Word, אבל זה עובד די טוב.

כשאתה מייבא מסמך Word, אתה יכול להשתמש ב- Google Docs או ב- Drive כדי להעלות את הקבצים שלך. שתי השיטות מאפשרות לך לגרור ולשחרר קובץ מהמחשב ישירות לדפדפן האינטרנט לצורך העלאה קלה. ב- Drive שלך ​​נמצאים כל הקבצים שהעלית, אך מטעמי נוחות, כשאתה עובר לדף הבית של Docs, הוא מראה לך רק קבצים מסוג מסמך.

מדף הבית של Google Docs, לחץ על סמל התיקיה בפינה השמאלית העליונה ואז לחץ על הכרטיסייה "העלה".

לאחר העלאת קובץ ה- Word, Docs פותח אותו באופן אוטומטי, מוכן להתחיל לערוך, לשתף ולשתף פעולה.

כדי לפתוח מסמך Word שברצונך לערוך, לחץ על הקובץ עם הכיתוב 'W' לצד שם הקובץ מדף הבית של Google Docs.

לחץ על הצג את קובץ ה- Word או ערוך אותו ב- Docs.

כשתסיים עם המסמך, תוכל להוריד את המסמך בחזרה לפורמט DOCX, או PDF, ODT, TXT, HTML או EPUB. לחץ על קובץ> הורד כמו ואז לחץ על הפורמט הרצוי, והוא יורד ישירות למקום בו קבצים נשמרים מהדפדפן שלך.

קשורים: כיצד לייבא מסמך Word ל- Google Docs

כיצד לבדוק את האיות שלך ב- Google Docs

עכשיו שיש לך כמה מסמכים, הגיע הזמן לוודא שהאיות והדקדוק שלך נכונים. מסמכים מגיעים עם בודק איות שכולו מוכן ללכת עבורך - בכל פעם שאתה מאיית משהו, הוא מדגיש את השגיאה בקו מתפתל, ומבקש ממך לעשות שינוי.

זה אמור להיות מופעל כברירת מחדל, אך תוכל לוודא ב'כלים '>' איות '> שגיאות קו תחתון.

כדי לראות תיקוני והצעות איות, לחץ לחיצה ימנית על המילה עם השורה שמתחת. לחלופין, או הקש Ctrl + Alt + X (Windows) או Command + Alt + X (Mac) כדי לפתוח את כלי בדיקת האיות ודקדוק.

דרך נוספת לגשת לבדיקת האיות היא ללחוץ על הסמל עם סימן הביקורת A. זה מאפשר את הכלי ומנתח את המסמך שלך לאיות ודקדוק.

יחד עם בודק איות, Google Docs כולל טעון מילון מובנה ותזאורוס. כל שעליך לעשות הוא להדגיש מילה, ללחוץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ואז ללחוץ על "הגדר [מילה]."

אמנם זה אמור לגרום לך להתחיל, אך אנו נצלול עמוק יותר לבדיקת האיות והדקדוק של Docs אם ברצונך לקבל מידע נוסף.

קשורים: כיצד לבדוק את האיות שלך ב- Google Docs

כיצד לשתף פעולה במסמכים עם אחרים

אחת התכונות הטובות ביותר ב- Google Docs היא היכולת ליצור קישור הניתן לשיתוף המאפשר לכל אחד איתו להציג, להציע עריכות או לערוך את המסמך שלך. במקום לשלוח קובץ קדימה ואחורה בין משתפי הפעולה, תוכלו לבצע עריכות והצעות בבת אחת, כאילו כולכם הצטופפו מעל אותו מחשב בזמן אמת. ההבדל היחיד הוא שלכל אדם יש סמן הזנת טקסט משלו לשימוש במחשב האישי שלו.

מהמסמך שברצונך לשתף, לחץ על הכפתור הכחול "שתף" כדי לבחור כיצד ועם מי ברצונך לשלוח קישור לקובץ שלך. תוכל להזין כתובות דוא"ל באופן ידני או ללחוץ על "קבל קישור לשיתוף" בפינה העליונה כדי לחלק את ההזמנה בעצמך.

מהתפריט הנפתח, תוכלו לערוך כמה כוח המשתמשים המשותפים יש לקובץ כאשר אתם בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:

  • כבוי:  השיתוף מושבת. אם שיתפת בעבר קישור עם אחרים, הוא כבר לא יעבוד ויבטל את ההרשאות שהיו להם פעם.
  • כל מי שיש לו את הקישור יכול לערוך:  נותן למשתמשים המשותפים גישה מלאה לקריאה / כתיבה. הם עדיין לא יכולים למחוק אותו מה- Drive שלך ​​- זה נועד רק לתוכן הקובץ.
  • כל מי שיש לו את הקישור יכול להגיב:   מאפשר למשתמשים משותפים להשאיר הערות במידת הצורך - זה נהדר עבור פרויקטים קבוצתיים.
  • כל מי שיש לו את הקישור יכול לצפות : משתמשים משותפים יכולים להציג את הקובץ, אך אינם יכולים לערוך אותו בשום צורה שהיא. זוהי פעולת ברירת המחדל כאשר אתה משתף קובץ, והאפשרות הטובה ביותר אם אתה מנסה לשתף קובץ להורדה.

אתה יכול לעשות הרבה יותר עם קישורים אלה הניתנים לשיתוף, שעובדים גם עם קבצי Drive אחרים ובנייד. לקבלת מבט מעמיק יותר על האופן שבו קישורים אלה עובדים וכיצד ליצור אותם, עיין בפוסט שלנו.

קשורים: כיצד ליצור קישורי הורדה הניתנים לשיתוף עבור קבצים ב- Google Drive

כיצד לראות את כל השינויים האחרונים במסמך

כשאתה משתף מסמכים עם אחרים, קשה לעקוב אחר כל השינויים הקטנים שקורים אם אינך נוכח. לשם כך, יש היסטוריית עדכונים. Google Docs עוקב אחר כל השינויים המתרחשים במסמך ומקבץ אותם לתקופות, תוך שמירה על העומס. אתה יכול אפילו להחזיר קובץ לכל אחת מהגרסאות הקודמות המופיעות בהיסטוריה בלחיצת עכבר.

תוכל להציג רשימה של כל השינויים האחרונים על ידי לחיצה על קובץ> היסטוריית גרסאות> ראה היסטוריית גרסאות.

קשורים: כיצד לראות שינויים אחרונים בקובץ Google Docs, Sheets או Slides

כיצד להציע עריכה למסמך

אם אתה הבעלים של מסמך והיית מעדיף ששותפי עריכה יצטרכו להציע עריכות לקובץ שלך (במקום לערוך אותם ישירות), תוכל להגדיר את הרשאת הגישה ל"הצעות ". זה מאפשר לאחרים לערוך מסמך מבלי לדאוג שאחרים יתעסקו בקובץ שלך. כאשר משתף פעולה מבצע עריכה, הבעלים מקבל הודעת דוא"ל בדבר העריכה המוצעת ויכול לבחור לשמור או למחוק את השינוי.

אם אתה מסתכל למעלה בפינה השמאלית העליונה של חלון המסמך, תראה את המצב הנוכחי שלך. אם אתה רואה "הצעה", אתה יכול ללכת. אם אתה רואה "עריכה" או "תצוגה" לחץ על כפתור זה ואז לחץ על האפשרות "הצעה".

קשורים: כיצד להציע עריכה ב- Google Docs

כיצד למצוא את המילה ואת ספירת הדפים

כברירת מחדל, Google Docs אינו מציג את המילה או ספירת הדפים, אך קל לבדוק אותם ללא ספירה ידנית. לכן, אם יש לך מגבלת מילים קפדנית למשימה או שאתה רוצה לעקוב אחר הסכום שאתה כותב, תוכל לראות את הפרטים לעמלך עם ספירת המילים. אתה יכול אפילו להדגיש טקסט מכל פסקה כדי לבדוק כמה מילים יש בבחירה.

כדי להציג את ספירת המילים / העמודים של המסמך שלך, לחץ על כלים> ספירת מילים, או הקש Ctrl + Shift + C ב- Windows ו- Command + Shift + C ב- Mac.

תוכל גם למצוא את ספירת המילים עבור מחרוזת טקסט ספציפית על ידי הדגשתו, וקפיצה חזרה אל כלים> ספירת מילים (או באמצעות משולבת המקשים).

קשורים: כיצד למצוא את ספירת הדפים והמילים ב- Google Docs

כיצד להשתמש ב- Google Docs במצב לא מקוון

מה קורה אם אתה זקוק לגישה ל- Google Docs אך אין לך חיבור לאינטרנט? למרות ש- Google Docs הוא מוצר מבוסס אינטרנט, זה לא אומר שאתה לא יכול להשתמש בו במצב לא מקוון. עליך להוריד סיומת ל- Chrome ולוודא שאתה מפעיל את הקובץ לשימוש לא מקוון לפני כן. כל שינוי שתבצע בקובץ יתעדכן בפעם הבאה שתתחבר לאינטרנט.

לאחר שהורדת את התוסף הרשמי ל- Chrome, עבור לדף הבית של Google Docs ובפינה השמאלית העליונה, לחץ על תפריט המבורגר> הגדרות. ברגע שכאן, החלף את "לא מקוון" למצב פועל ואז לחץ על "אישור".

כדי לחסוך מקום אחסון במחשב המקומי שלך, גוגל מורידה והופכת את הקבצים שהגישה אליהם לאחרונה זמינים במצב לא מקוון. כדי להפעיל ידנית קובץ, לחץ על סמל שלוש הנקודות ואז החלף את האפשרות "זמין במצב לא מקוון" למצב מופעל.

קשורים: כיצד להשתמש ב- Google Docs במצב לא מקוון

כיצד להוסיף מספרי עמודים למסמך

מספרי עמודים הם כלי חזותי המשמש להראות לקורא באיזה עמוד הם נמצאים כרגע. הם גם עוזרים לך לארגן גיליונות נייר פיזיים ולמקם אותם בסדר הנכון (אתה יודע - אם אתה מדפיס אותם). Google Docs לא מייצר באופן אוטומטי מספרי עמודים בקבצים, עליך להוסיף אותם ידנית, אך קל להוסיף אותם לכותרת העליונה או התחתונה של המסמך.

כדי להוסיף מספר עמוד לכל הדפים, לחץ על הוסף> כותרת ומספר עמוד> מספר עמוד. תראה חלון קופץ שבו תוכל לבחור סגנון מספר עמוד.

קשורים: כיצד להוסיף מספרי עמודים למסמכי Google

כיצד לשלוט בשוליים ב- Google Docs

שוליים הם המרחב הלבן שתוחם את המסמך מכל הצדדים. מכיוון ששוליים יוצרים גבול בלתי נראה, כאשר אתה מקטין את גודל השוליים, אתה מגדיל את כמות השטח הניתן לשימוש בדף. אם אתה צריך לשנות את כמות השטח בשולי כל דפי הקובץ, עליך לנהל את השוליים עם הסרגל בצד ובחלקו העליון של המסמך.

אם אתה מעדיף להזין את השוליים באופן ידני, לחץ על קובץ> הגדרת עמוד, הזן את כמות השטח הלבן שברצונך לראות בכל צד, ואז לחץ על "אישור".

קשורים: כיצד לשלוט בשוליים ב- Google Docs

כיצד להוסיף תיבת טקסט למסמך

הוספת תיבות טקסט ל- Google Docs היא דרך נהדרת להדגיש מידע רלוונטי ולהפנות את תשומת הלב לאלמנטים ספציפיים של מסמך. עם זאת, ליצור כזה אינו תהליך פשוט והוא מוסתר במקום לא סביר: מתכונת הציור.

כדי לגשת לתפריט ציור, עבור אל הוספה> ציור ולחץ על סמל תיבת הטקסט בשורת התפריטים.

כעת לחץ ולגרור את העכבר כדי ליצור תיבת טקסט במרחב הניתן ואז הוסף את הטקסט הרצוי.

לחץ על "שמור וסגור" כדי להוסיף את תיבת הטקסט למסמך שלך בסיום.

קשורים: כיצד להוסיף תיבת טקסט ב- Google Docs

כיצד להוסיף תוכן עניינים

תוכן עניינים הוא דרך להראות לקוראים כל נושא / פרק הרשום במסמך. תכונה זו יוצרת אוטומטית אחת ומשתמשת בקישורים שקופצים לכל קטע בלחיצה. אז אם יש לך מסמך גדול, זה מאפשר לכל אחד לגשת במהירות לחלקים ספציפיים מבלי צורך לגלול בין כל העניין.

לחץ על הוסף> תוכן העניינים ולאחר מכן לחץ על אחת משתי האפשרויות הניתנות. האפשרות הראשונה היא תוכן עניינים של טקסט רגיל עם צד מספרים המיועד למסמכים מודפסים. האפשרות השנייה אינה משתמשת במספרי עמודים אלא מכניסה קישורים שקופצים לקטע שצוין לצורך הצגת מסמכים באופן מקוון.

שים לב שכדי ליצור תוכן עניינים שנוצר באופן אוטומטי המקשר לחלקים ספציפיים במסמך שלך, עליך לעצב כל פרק - או כותרת - באמצעות סגנונות הכותרת המובנים של Google Docs. זה מאפשר ל- Docs לדעת לאכלס את הטבלה ולהוסיף קישורים ניתנים ללחיצה.

קשורים: כיצד ליצור תוכן עניינים ב- Google Docs

התוספות הטובות ביותר של Google Docs

כעת לאחר שלמדת את כל היסודות ל- Google Docs, תוכל להפוך למשתמש כוח אמיתי בתוספת תוספות. תוספות דומות מאוד לתוספים לדפדפני אינטרנט, אך הן ספציפיות ל- Google Docs ומאפשרות לך לקבל תכונות נוספות ממפתחי צד שלישי. אתה יכול להתקין כלים להגברת הפרודוקטיביות באמצעות מגיהים נוספים, אפליקציות חתימת מסמכים, מתרגם במסמכים ואפילו יוצר כותרות למורים.

קשורים: התוספות הטובות ביותר של Google Docs