כיצד להשתמש בפונקציות לוגיות ב- Excel: IF, AND, OR, XOR, NOT

פונקציות לוגיות הן חלק מהפופולריות והשימושיות ביותר ב- Excel. הם יכולים לבדוק ערכים בתאים אחרים ולבצע פעולות תלויות בתוצאת הבדיקה. זה עוזר לנו לבצע אוטומציה של משימות בגיליונות האלקטרוניים שלנו.

כיצד להשתמש בפונקציית IF

פונקציית IF היא הפונקציה הלוגית העיקרית ב- Excel והיא לפיכך זו אותה יש להבין קודם. הוא יופיע מספר רב של פעמים לאורך מאמר זה.

בואו נסתכל על מבנה הפונקציה IF ואז נראה כמה דוגמאות לשימוש בה.

הפונקציה IF מקבלת 3 פיסות מידע:

= IF (מבחן לוגי, [value_if_true], [value_if_false])
  • logical_test: זהו התנאי לבדיקת הפונקציה.
  • value_if_true: הפעולה לביצוע אם התנאי מתקיים, או שהוא נכון.
  • value_if_false: הפעולה לביצוע אם התנאי לא מתקיים, או שהוא שקר.

מפעילי השוואה לשימוש עם פונקציות לוגיות

בעת ביצוע הבדיקה הלוגית עם ערכי תאים, עליך להכיר את מפעילי ההשוואה. תוכל לראות פירוט של אלה בטבלה למטה.

בואו נסתכל על כמה דוגמאות לכך בפעולה.

פונקציה IF דוגמה 1: ערכי טקסט

בדוגמה זו, אנו רוצים לבדוק אם תא שווה לביטוי ספציפי. פונקציית IF אינה תלויה באותיות רישיות ולכן אינה מתחשבת באותיות קטנות וקטנות.

הנוסחה הבאה משמשת בעמודה C להצגת "לא" אם עמודה B מכילה את הטקסט "הושלם" ו- "כן" אם היא מכילה משהו אחר.

= IF (B2 = "הושלם", "לא", "כן")

למרות שפונקציית IF אינה תלויה באותיות רישיות, הטקסט חייב להיות התאמה מדויקת.

דוגמה לפונקציה IF 2: ערכים מספריים

פונקציית IF מעולה גם להשוואת ערכים מספריים.

בנוסחה שלהלן אנו בודקים אם תא B2 מכיל מספר גדול או שווה ל 75. אם כן, אנו מציגים את המילה "לעבור", ואם לא את המילה "נכשל".

= IF (B2> = 75, "לעבור", "נכשל")

הפונקציה IF היא הרבה יותר מסתם הצגת טקסט שונה בתוצאת הבדיקה. אנו יכולים להשתמש בו גם להפעלת חישובים שונים.

בדוגמה זו אנו רוצים לתת הנחה של 10% אם הלקוח מוציא סכום כסף מסוים. נשתמש ב -3,000 פאונד כדוגמה.

= IF (B2> = 3000, B2 * 90%, B2)

החלק B2 * 90% מהנוסחה הוא דרך בה אתה יכול להפחית 10% מהערך בתא B2. ישנן דרכים רבות לעשות זאת.

מה שחשוב הוא שתוכל להשתמש בכל נוסחה בסעיפים value_if_trueאו value_if_falseבסעיפים. והפעלת נוסחאות שונות תלויות בערכים של תאים אחרים היא מיומנות חזקה מאוד.

דוגמה לפונקציה IF 3: ערכי תאריך

בדוגמה שלישית זו, אנו משתמשים בפונקציה IF כדי לעקוב אחר רשימת תאריכי יעד. אנו רוצים להציג את המילה "איחור" אם התאריך בעמודה B היה בעבר. אך אם התאריך יהיה בעתיד, חישב את מספר הימים עד לתאריך היעד.

הנוסחה שלהלן משמשת בעמודה C. אנו בודקים אם תאריך היעד בתא B2 נמוך מהתאריך של היום (הפונקציה TODAY מחזירה את התאריך של היום משעון המחשב).

= IF (B2
   
    

מהן נוסחאות IF מקוננות?

אולי שמעת על המונח IF מקוננים בעבר. משמעות הדבר היא שנוכל לכתוב פונקציית IF בתוך פונקציית IF אחרת. אולי נרצה לעשות זאת אם יש לנו יותר משתי פעולות לבצע.

פונקציית IF אחת מסוגלת לבצע שתי פעולות (ה- value_if_trueו- value_if_false). אך אם אנו מטמיעים (או מקננים) פונקציית IF נוספת value_if_falseבקטע, נוכל לבצע פעולה נוספת.

קח דוגמה זו במקום בו אנו רוצים להציג את המילה "מצוין" אם הערך בתא B2 גדול או שווה ל 90, הצג "טוב" אם הערך גדול או שווה ל 75, והצג "גרוע" אם משהו אחר .

= IF (B2> = 90, "מצוין", IF (B2> = 75, "טוב", "גרוע"))

כעת הרחבנו את הנוסחה שלנו מעבר למה שפונקציה IF אחת בלבד יכולה לעשות. ואתה יכול לקנן פונקציות IF נוספות במידת הצורך.

Notice the two closing brackets on the end of the formula—one for each IF function.

There are alternative formulas that can be cleaner than this nested IF approach. One very useful alternative is the SWITCH function in Excel.

The AND and OR Logical Functions

The AND and OR functions are used when you want to perform more than one comparison in your formula. The IF function alone can only handle one condition, or comparison.

Take an example where we discount a value by 10% dependent upon the amount a customer spends and how many years they have been a customer.

On their own, the AND and OR functions will return the value of TRUE or FALSE.

The AND function returns TRUE only if every condition is met, and otherwise returns FALSE. The OR function returns TRUE if one or all of the conditions are met, and returns FALSE only if no conditions are met.

These functions can test up to 255 conditions, so are certainly not limited to just two conditions like is demonstrated here.

Below is the structure of the AND and OR functions. They are written the same. Just substitute the name AND for OR. It is just their logic which is different.

=AND(logical1, [logical2] ...)

Let’s see an example of both of them evaluating two conditions.

AND Function example

The AND function is used below to test if the customer spends at least £3,000 and has been a customer for at least three years.

=AND(B2>=3000,C2>=3)

You can see that it returns FALSE for Matt and Terry because although they both meet one of the criteria, they need to meet both with the AND function.

OR Function Example

The OR function is used below to test if the customer spends at least £3,000 or has been a customer for at least three years.

=OR(B2>=3000,C2>=3)

In this example, the formula returns TRUE for Matt and Terry. Only Julie and Gillian fail both conditions and return the value of FALSE.

Using AND and OR with the IF Function

Because the AND and OR functions return the value of TRUE or FALSE when used alone, it’s rare to use them by themselves.

Instead, you’ll typically use them with the IF function, or within an Excel feature such as Conditional Formatting or Data Validation to perform some retrospective action if the formula evaluates to TRUE.

In the formula below, the AND function is nested inside the IF function’s logical test. If the AND function returns TRUE then 10% is discounted from the amount in column B; otherwise, no discount is given and the value in column B is repeated in column D.

=IF(AND(B2>=3000,C2>=3),B2*90%,B2)

The XOR Function

In addition to the OR function, there is also an exclusive OR function. This is called the XOR function. The XOR function was introduced with the Excel 2013 version.

This function can take some effort to understand, so a practical example is shown.

The structure of the XOR function is the same as the OR function.

=XOR(logical1, [logical2] ...)

When evaluating just two conditions the XOR function returns:

  • TRUE if either condition evaluates to TRUE.
  • FALSE if both conditions are TRUE, or neither condition is TRUE.

This differs from the OR function because that would return TRUE if both conditions were TRUE.

This function gets a little more confusing when more conditions are added. Then the XOR function returns:

  • TRUE if an odd number of conditions return TRUE.
  • FALSE if an even number of conditions result in TRUE, or if all conditions are FALSE.

Let’s look at a simple example of the XOR function.

In this example, sales are split over two halves of the year. If a salesperson sells £3,000 or more in both halves then they are assigned Gold standard. This is achieved with an AND function with IF like earlier in the article.

But if they sell £3,000 or more in either half then we want to assign them Silver status. If they don’t sell £3,000 or more in both then nothing.

The XOR function is perfect for this logic. The formula below is entered into column E and shows the XOR function with IF to display  “Yes” or “No” only if either condition is met.

=IF(XOR(B2>=3000,C2>=3000),"Yes","No")

The NOT Function

The final logical function to discuss in this article is the NOT function, and we have left the simplest for last. Although sometimes it can be hard to see the ‘real world’ uses of the function at first.

The NOT function reverses the value of its argument. So if the logical value is TRUE, then it returns FALSE. And if the logical value is FALSE, it will return TRUE.

This will be easier to explain with some examples.

The structure of the NOT function is;

=NOT(logical)

NOT Function Example 1

In this example, imagine we have a head office in London and then many other regional sites. We want to display the word “Yes” if the site is anything except London, and “No” if it is London.

The NOT function has been nested in the logical test of the IF function below to reverse the TRUE result.

=IF(NOT(B2="London"),"Yes","No")

This can also be achieved by using the NOT logical operator of . Below is an example.

=IF(B2"London","Yes","No")

NOT Function Example 2

The NOT function is useful when working with information functions in Excel. These are a group of functions in Excel that check something, and return TRUE if the check is a success, and FALSE if it is not.

For example, the ISTEXT function will check if a cell contains text and return TRUE if it does and FALSE if it does not. The NOT function is helpful because it can reverse the result of these functions.

In the example below, we want to pay a salesperson 5% of the amount they upsell. But if they did not upsell anything, the word “None” is in the cell and this will produce an error in the formula.

The ISTEXT function is used to check for the presence of text. This returns TRUE if there is text, so the NOT function reverses this to FALSE. And the IF performs its calculation.

=IF(NOT(ISTEXT(B2)),B2*5%,0)

Mastering logical functions will give you a big advantage as an Excel user. To be able to test and compare values in cells and perform different actions based on those results is very useful.

מאמר זה סקר את הפונקציות הלוגיות הטובות ביותר המשמשות כיום. בגרסאות האחרונות של Excel נראו הצגת פונקציות נוספות שנוספו לספריה זו, כגון פונקציית XOR המוזכרת במאמר זה. התעדכנות בתוספות החדשות הללו תמשיך להקדים את הקהל.